Приглашение на обучение в зарубежный университет

Приглашение из университета, в английском варианте Invitation letter – документ с официальным подтверждением зачисления абитуриента в вуз. Оно имеет вид письма, в котором содержится информация об университете, факультете, где предстоит обучаться студенту, сроках учебы и самом абитуриенте. Отправителем выступает руководство зарубежного вуза или кафедры.

Цель пригласительного письма — сообщить о зачислении кандидата и выделении ему учебного места. Однако, такие же письма получают участники программы обмена студентами, ученики, направляющиеся на каникулы в иностранные летние лагеря, и молодые люди, поступившие на курсы иностранного языка за границей. Следует помнить, что без письма-приглашения оформление студенческой визы невозможно.

Это письмо в обязательном порядке прикладывается к пакету собранных для оформления визы документов. Обычно консульства готовы принять как оригинал приглашения, так и распечатанные копии. Но общие правила оформления и содержания такого документа неизменны:

• Бланк вуза с форматом А4, с гербом либо логотипом, с адресом, электронной почтой, телефоном/факсом.
• ФИО, дата рождения абитуриента.
• Название факультета.
• Срок обучения.
• Наличие подписи руководителя и даты.
• Скрепляющая документ печать университета.

Прежде чем подавать вместе с остальными документами пригласительное письмо, надо убедиться, что оно правильно оформлено и не содержит ошибок или помарок в именах и датах. И, тем более, что оно содержит подтверждение зачисления в студенты.

Как получить пригласительное письмо?

Срок отправления из университета пригласительного письма зависит от того, как быстро рассматривает документы соискателей приемная комиссия. Чем престижнее выбранный вуз, тем больше в нем заявок на поступление. Соответственно, потребуется больше времени на заочное знакомство с претендентами. Бывает, что ответа можно дождаться лишь 12-15 недель спустя.

Если приглашение не пришло за 2 месяца, нужно повторно обращаться, писать на электронный адрес приемной комиссии с просьбой проверить статус заявки. И убедиться, что весь пакет необходимых документов был отправлен в университет. Для поступления требуется подать:

1. Заполненную анкету-заявление абитуриента с его личной подписью.
2. Ксерокопию страницы загранпаспорта.
3. Копию аттестата либо диплома о полученном образовании с приложением выписки об оценках. Документы переводятся на официальный язык предполагаемой страны обучения с проставлением на них апостиля.
4. Копии сертификатов о сданных экзаменах на владение языком страны.
5. Мотивационное эссе – произвольно изложенная информация о себе, своих целях на будущее, прошлых достижениях. Мотивационное письмо иногда оформляется в виде вопросов с ответами.
6. Для будущих аспирантов — ксерокопии академических рекомендаций преподавателей но не более 4-х.
7. Дипломы и грамоты – для победителей в предметных олимпиадах и конкурсах.

Полный список должен быть на официальном сайте выбранного вуза, чтобы абитуриенты ориентировались на него, подавая документы. Справка о финансовом положении, как правило, приемной комиссии не требуется, но в консульстве при оформлении визы непременно нужно будет подтвердить платежеспособность.

Два вида приглашений

Следует различать разные виды приглашений. Кроме invitation letter о безусловном зачислении университеты присылают conditional offer letter – так называемое условное предложение. Так бывает, если абитуриент не предоставил всех требуемых вузом при поступлении результатов тестирования либо какой-то необходимой справки.

В conditional offer letter перечисляются условия, которые необходимо выполнить для зачисления.

Для вузов Австрии, Великобритании это обычная практика. Ради ускорения процесса получения учебной визы отсканированный оригинал пригласительного письма отправляется на электронную почту соискателя. Многие посольства принимают распечатку без нотариального заверения, если четко видны штамп и подпись. Но этот момент следует уточнять в консульстве конкретной страны.

К примеру, в польское посольство подавать нужно оригинал одновременно с копией. А Представительство Германии принимает распечатки при подаче визовой заявки. Но дальнейшем перед выдачей визы могут потребовать предъявить бумажный оригинал. Он отправляется заявителю заранее, месяца за 3, иногда за 5 до начала учебного семестра. И доставка по почте может занимать до 4 недель.

Стоимость пригласительного письма

Многие вузы берут плату за оформление документов студента и письма-приглашения. Могут потребовать внесения регистрационного сбора — application fee. Последний представляет собой одноразовый взнос, перечисленный на счет учебного заведения. Сумма в зависимости от страны может быть от 10 до 350 у. е. Доставка приглашения в конверте может быть бесплатной, если оно отправлено государственной почтой. Частные международные службы экспресс-почты возьмут за услугу 8-50 у.е.

Оформление студенческой визы

После получения приглашения от вуза можно переходить к следующему обязательному этапу – оформлению студенческой визы. Данный тип визы необходим в таких случаях:

• Полноценное поступление в университет на длительный период.
• Прохождение подготовительных курсов.
• Языковые курсы длительностью от трех месяцев.

Студенческая виза – это удостоверение личности для поступившего, только на ее основании можно легально находиться в стране, проживать в общежитии или на квартире, а также трудоустраиваться во время учебы. По сроку действия она бывает краткосрочной и долгосрочной, в зависимости от длительности обучения. При поступлении в университет требуется долгосрочная виза. Чаще всего такое разрешение длится год, в некоторых странах дает возможность трудоустройства. Для продления нет необходимости выезжать на родину, это делается по месту учебы.

Детальный перечень необходимых документов можно узнать только в посольстве принимающей страны, куда и подается пакет. Однако можно выделить список бумаг, которые требуются в любом случае:

• Заграничный паспорт.
• Заполненная анкета.
• Приглашение от университета.
• Фото в цвете.
• Полис медицинского страхования.
• Квитанция об оплате обучения.
• Квитанция об оплате консульского сбора.
• Данные о спонсоре обучения, это могут быть родители, фонд, предприятие или сам студент.
• Справка о наличии достаточных средств для жизни – в среднем порядка 15 тысяч евро.

Процесс оформления студенческой визы несложен и выглядит следующим образом:

• Необходимо обратиться в посольство и взять перечень необходимых документов, а также дать согласие на обработку персональных данных (если требуется).
• Сбор полного пакета бумаг, в противном случае заявление не будет рассмотрено.
• Необходимо сделать требуемое количество копий, а также перевести и заверить у нотариуса документы.
• Прохождение собеседования с представителем посольства.
• Получение уникального идентификатора, дающего возможность отследить статус заявления на сайте, и ожидание результата.
• Как только получен положительный ответ, в первый же приемный день можно идти забирать визу.

Срок рассмотрения заявления составляет в среднем порядка 4 месяцев, однако процесс может затянуться при возникновении сложностей. Причиной может послужить неверное заполнение документов или предоставление неполной либо недостоверной информации.

Порядок поступления

Несмотря на то, что требования к иностранным студентам у всех вузов разные, общий порядок поступления одинаковый везде:

1. Выбор университета. Чаще всего абитуриенты ориентируются на мировые рейтинги вузов.
2. Выбор программы. Их бывает несколько: со стажировкой, с самостоятельным выбором предметов и т.д.
3. Регистрация на сайте вуза. Иногда на сайте предоставлена не полная информация, поэтому абитуриенту есть смысл создать личный кабинет заранее и ознакомиться со всеми требованиями.
4. Подготовка документов. Особое внимание необходимо уделить мотивационному и рекомендательному письмам и CV, то есть резюме. Также необходимо подготовить документы о предыдущем образовании.
5. Прохождение языкового экзамена TOEFL либо IELTS.
6. Сдача дополнительных тестов и экзаменов.
7. Подача документов и ожидание ответа. Срок ожидания – до двух месяцев.

Следует помнить, что подача документов – это финальный этап, после которого остается только ждать. Поэтому необходимо тщательно все проверить и быть точно уверенным в своем выборе, чтобы не потерять время зря.